Siaran pers didefinisikan sebagai bentuk komunikasi tertulis yang ditujukan kepada media untuk tujuan mengumumkan sesuatu yang layak diberitakan. Tujuan akhir dari jasa press release adalah tampil di media komunikasi berupa berita. Untuk diterbitkan, rilis harus disesuaikan dengan struktur komunikasi dan rutinitas profesional jurnalis.
Biasanya, pekerjaan menulis siaran pers dikendalikan oleh agen hubungan masyarakat, tetapi sering kali Anda tidak memiliki anggaran untuk menyewanya dan bidang komunikasi atau pemasaran dalam perusahaan kecil atau menengah bertanggung jawab atas fungsi ini . .
Penting untuk diketahui bahwa siaran pers dapat memberikan peluang yang besar bagi publik untuk mengetahui kegiatan, layanan dan acara yang dilakukan oleh suatu perusahaan sepanjang memungkinkan untuk meyakinkan media bahwa informasi yang diberikan berkualitas. semoga bermanfaat bagi orang yang membacanya.
Untuk alasan ini, kami membagikan elemen yang diperlukan untuk menulis pernyataan proaktif atau siaran pers:
1. Judul rilis
Dapat dikatakan bahwa judul adalah elemen terpenting dari keseluruhan rilis. Ini harus singkat, kreatif, jelas dan langsung, yaitu versi ringkasan dari tema sentral artikel lengkap.
Direkomendasikan untuk memasukkan satu atau dua “gambaran” di bawah judul, yang merupakan gagasan penting kecil tentang apa yang dikomunikasikan di seluruh buletin, sebagai ringkasan.
Selain itu, harus menarik perhatian pembaca dan mengatakan secara ringkas apa yang terjadi. Misalnya, jika judulnya adalah “McDonald’s membuka cabang kesepuluh di Veracruz”, kalimat pertama harus seperti “McDonald’s, jaringan restoran cepat saji terkenal, membuka cabang kesepuluh di negara bagian Veracruz, tempat walikota kota dari Xalapa memotong bar”.
Dianjurkan untuk berpikir: “Jika saya melihat rilis ini di majalah atau koran, apakah saya akan meletakkannya di lemari es?” Jika jawaban Anda “ya”, maka kemungkinan besar para jurnalis yang menerima rilis Anda juga akan tertarik dengan materi tersebut.
2. Badan Redaksi
Saat menulis siaran pers, harus diperhatikan bahwa itu adalah “berita”. Pertanyaan paling penting yang harus dijawab oleh spesialis PR yang menulisnya adalah: Tentang siapa? Yang mana beritanya? Kapan itu terjadi? Di mana acara berlangsung? Kenapa jadi berita? Bagaimana itu berkembang? Artinya, harus mencakup konten yang relevan, inovatif, dan sederhana yang memberikan sesuatu yang “bernilai” bagi orang yang menerimanya.
Setiap komunikasi diawali dengan tanggal dan tempat terjadinya peristiwa tersebut dan selanjutnya komunikasi tersebut dituliskan dalam format IDC (Introduction, Development and Kesimpulan).
Pengembangan atau badan teks siaran pers harus kompak (sebaiknya sertakan data keras dan statistik yang memberikan lebih banyak “kepemilikan” atau kredibilitas catatan).
Selain itu, hindari penggunaan kalimat dan paragraf yang sangat panjang, serta pengulangan dan penggunaan bahasa dan jargon yang berlebihan. Unsur yang hampir tak terpisahkan dalam siaran pers adalah catatan kaki, yang menawarkan informasi tambahan yang menarik bagi pembaca tetapi tidak dapat disertakan dalam teks saat ini dengan cara yang cair. Ini membantu jurnalis dan pembaca memahami singkatan perusahaan atau kata-kata yang mungkin tidak mereka kenal.
3. Penutup rilis
Saat menutup komunikasi dengan kesimpulan yang ringkas dan kuat yang menyelimuti ide awal seluruh dokumen, pelat ketel harus selalu disertakan, yang terdiri dari referensi merek yang dikomunikasikan tidak lebih dari tiga baris. Ini termasuk nama resmi merek, aktivitas utama yang dilakukannya, dan situs webnya .
Dan terakhir, itu termasuk nama, posisi, nomor telepon dan email dari orang-orang yang dapat dihubungi wartawan untuk mendapatkan informasi lebih lanjut (bisa berupa kontak di dalam perusahaan atau di dalam agensi PR).